Datenschutzerklärung
Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO: welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch dieser Website, bei Anfragen, Terminbuchungen und in Kundenprojekten verarbeiten – und mit welchen Diensten.
1. Verantwortlicher
Dmitrij Hensel (Einzelunternehmer, Autopilot Office)Norbert-Glanzberg-Straße 2, 97074 Würzburg
E-Mail: kontakt@autopilot-office.de (Postfach wird eingerichtet) · Telefon: 0151 65723082
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da keine gesetzliche Pflicht besteht (in der Regel erst ab 20 Personen, die ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind).
2. Grundsätze
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung der Website, zur Beantwortung Ihrer Anfragen, zur Terminvereinbarung oder zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist. Diese Website verwendet keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies, keine Social-Media-Plugins und lädt keine Schriften oder Skripte von Drittanbietern.
3. Hosting und Server-Logfiles
Die Website wird geplant über Vercel bzw. Netlify gehostet (Server EU/USA). AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO vor Livegang abschließen und finalen Hoster eintragen.
Beim Aufruf der Seiten verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browser und Betriebssystem. Dies dient der sicheren und stabilen Auslieferung der Website.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb) sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG
- Speicherdauer: 14 Tage, danach Löschung oder Anonymisierung
4. SSL-/TLS-Verschlüsselung
Diese Website wird ausschließlich über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) ausgeliefert. Daten, die Sie an uns übermitteln, können so nicht von Dritten mitgelesen werden.
5. Cookies und lokale Speicherung
Auf unserer Website setzen wir keine Cookies und speichern keine Informationen auf Ihrem Endgerät. Ein Cookie-Banner ist deshalb nicht erforderlich. Wenn Sie die Terminbuchung öffnen (Abschnitt 7), gelten auf der Buchungsseite die Hinweise dieser Datenschutzerklärung bzw. der dort genannten Auftragsverarbeiter.
6. Kontaktformular, E-Mail, Telefon
Wenn Sie uns über das Formular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Betrieb, Telefon, E-Mail, gewähltes Paket, Ihre Nachricht sowie die Seite, über die Sie uns erreicht haben), um Ihre Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls ein Angebot zu erstellen.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an der Beantwortung allgemeiner Anfragen)
- Technische Umsetzung: Terminbuchungen laufen über unsere eigene Buchungs-App (Abschnitt 7). Das Rückruf-Formular auf der Website ist bis zum Livegang noch Demo und übermittelt noch keine Daten.
- E-Mail: Absender und Empfang über kontakt@autopilot-office.de; Buchungsmails über Resend (siehe Abschnitt 7 und 9). Postfach-Anbieter und AV-Vertrag vor Livegang festlegen.
- Speicherdauer: Löschung, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und kein Vertrag zustande kommt (spätestens nach 6 Monaten); bei Vertragsschluss gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (6 bzw. 8 Jahre nach HGB/AO)
7. Online-Terminbuchung (kostenloses Erstgespräch)
Für die Buchung des Erstgesprächs betreiben wir eine eigene Buchungsanwendung unter termin.autopilot-office.de. Die App wird erst geöffnet, wenn Sie auf „Freien Termin auswählen“ klicken; vorher werden keine Buchungsdaten übertragen. Hosting und Datenbank: Vercel Inc., Function-Region Frankfurt (fra1); Neon, Inc., Postgres-Region aws-eu-central-1 (Frankfurt). AV-Verträge mit Vercel und Neon vor Livegang abschließen. Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails versendet Resend (Absender kontakt@autopilot-office.de) mit SPF/DKIM/DMARC.
Bei der Buchung verarbeiten wir: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (bei Telefontermin erforderlich, sonst optional), gewählte Gesprächsart (Telefon/Video), Terminzeit, sowie optional Betrieb, Gewerk, Ort, gewünschtes Paket, Ihre Antwort auf „Was frisst bei Ihnen am meisten Zeit?“ und die Seite bzw. Kampagne, über die Sie gebucht haben (z. B. Landingpage A/B/C). Der Termin wird in unseren Google Kalender übernommen (Abschnitt 9) und in unserer Kundenverwaltung (Notion) angelegt. Über neue Buchungen werden wir per E-Mail, WhatsApp Business und über unseren KI-Assistenten benachrichtigt.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme auf Ihre Anfrage). Die Checkbox im Formular ist eine Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung, keine Einwilligung für die Terminvereinbarung.
- Auftragsverarbeitung: AV-Verträge nach Art. 28 DSGVO mit Hosting-, Datenbank- und Mail-Anbieter vor Livegang
- Speicherdauer: wie Abschnitt 6 (Leads ohne Vertragsschluss spätestens nach 6 Monaten)
8. WhatsApp Business
Wenn Sie uns per WhatsApp schreiben oder wir Sie mit Ihrem Einverständnis per WhatsApp an einen Termin erinnern, wird die WhatsApp Business Plattform der WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland (Konzern: Meta Platforms, Inc., USA) genutzt. Dabei können Daten (Telefonnummer, Nachrichteninhalte, Metadaten) auch in die USA übermittelt werden; Meta nimmt am EU-US Data Privacy Framework teil (Status regelmäßig prüfen). Sie können uns jederzeit alternativ per E-Mail oder Telefon erreichen. Der WhatsApp-Link auf dieser Website öffnet WhatsApp erst beim Anklicken; es ist kein Widget eingebettet.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für Erinnerungen per WhatsApp
- Wir nutzen außerdem eine eigene WhatsApp-Business-Nummer, um uns selbst über neue Terminbuchungen zu informieren (nur Name, Termin, Paket).
9. Eingesetzte KI- und Software-Dienste
Autopilot Office ist eine Beratung für KI im Büroalltag – wir arbeiten deshalb selbst mit KI-Werkzeugen. Wir setzen ausdrücklich folgende Dienste ein, um Anfragen, Termine, Angebote und Kundenprojekte zu bearbeiten:
| Dienst | Zweck | Anbieter | Datenübermittlung |
|---|---|---|---|
| Grok Bot (KI-Assistent) | Organisation: Termine und Anfragen sortieren, Benachrichtigungen, Entwürfe für E-Mails und Angebote, Pflege der Kundenverwaltung | SpaceX Super Intelligence LLC (SpaceXSI), 800 W Cesar Chavez St., Austin, TX 78701, USA; EU-Vertreter: Lionheart Squared (Europe) Ltd, Dublin | USA – SCC/DPA laut SpaceXSI DPA (Status regelmäßig prüfen) |
| Claude | Texte, Auswertungen, Vorlagen, Programmierung von Automatisierungen | Anthropic Ireland, Limited, Dublin bzw. Anthropic PBC, San Francisco, USA | USA möglich – Standardvertragsklauseln/DPF (regelmäßig prüfen) |
| ChatGPT | Texte, Auswertungen, Vorlagen, Übungen im Workshop | OpenAI Ireland Ltd., 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland (Konzern: OpenAI, L.L.C., USA) | USA möglich – Standardvertragsklauseln/DPF (regelmäßig prüfen) |
| Notion | Kundenverwaltung (CRM), Termin- und Projektnotizen, Dokumentation | Notion Labs, Inc., 2300 Harrison Street, San Francisco, CA 94110, USA | USA – EU-US Data Privacy Framework / Standardvertragsklauseln (regelmäßig prüfen) |
| Google Kalender | Terminverwaltung, Erstgespräche, Videotermine (Google Meet) | Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland | USA möglich – EU-US Data Privacy Framework |
| Eigene Buchungs-App | Online-Terminbuchung (Abschnitt 7), Admin-CRM | Autopilot Office / Dmitrij Hensel (Hosting siehe Zeilen darunter) | EU-Hosting geplant (Vercel fra1, Neon Frankfurt) |
| Vercel | Hosting der Buchungs-App | Vercel Inc., Region fra1 (Frankfurt) AVV vor Livegang | USA möglich – DPF/SCC (regelmäßig prüfen) |
| Neon | Postgres-Datenbank der Buchungs-App | Neon, Inc., Region aws-eu-central-1 (Frankfurt) AVV vor Livegang | USA möglich – DPF/SCC; DB-Region EU geplant |
| Resend | Buchungsbestätigung, Erinnerungen (Absender kontakt@autopilot-office.de) | Resend, Inc. AVV vor Livegang | USA möglich – DPF/SCC (regelmäßig prüfen) |
| WhatsApp Business | Kommunikation, Terminhinweise (Abschnitt 8) | WhatsApp Ireland Limited, Dublin | USA möglich – DPF |
So gehen wir mit KI um:
- Wir geben nur die Daten ein, die für die jeweilige Aufgabe nötig sind – möglichst ohne Namen oder mit Platzhaltern. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) geben wir nicht in KI-Dienste ein.
- Wir nutzen, soweit verfügbar, Tarife bzw. Einstellungen, bei denen Eingaben nicht zum Training der KI-Modelle verwendet werden, und schließen AV-Verträge nach Art. 28 DSGVO ab. Je Dienst Tarif/Einstellung vor Livegang bestätigen.
- Ergebnisse von KI-Diensten werden immer von einem Menschen geprüft. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung von Anfrage bzw. Vertrag) und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Büroorganisation).
10. Kundenverwaltung (CRM)
Kontaktdaten aus Anfragen und Terminbuchungen sowie Notizen zu Gesprächen, Angeboten und Projekten speichern wir in einer Datenbank in Notion (Abschnitt 9). Zugriff hat nur Dmitrij Hensel sowie der von ihm eingesetzte KI-Assistent. Löschung wie Abschnitt 6.
11. Empfänger und Drittlandübermittlung
Ihre Daten geben wir nur an die in den Abschnitten 3 und 6–10 genannten Dienstleister weiter, die wir sorgfältig ausgewählt und vertraglich verpflichtet haben. Einige dieser Anbieter haben ihren Sitz in den USA oder übermitteln Daten dorthin. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework, Art. 45 DSGVO), soweit der Anbieter daran teilnimmt, ansonsten auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.
12. Ihre Rechte
Sie haben jederzeit das Recht auf:
- Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Eine formlose Nachricht an die oben genannte Adresse genügt.
13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für nicht-öffentliche Stellen in Bayern ist zuständig:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)Promenade 18, 91522 Ansbach
www.lda.bayern.de
14. Pflicht zur Bereitstellung
Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Ohne Kontaktangaben können wir Ihre Anfrage oder Buchung jedoch nicht bearbeiten. Ein Profiling findet nicht statt.
15. Änderungsverlauf
- 06.11.2026 – Platzhalter befüllt (E-Mail, SpaceXSI, Anthropic, Vercel/Neon/Resend, Logs 14 Tage, Meta-DPF ohne Prüfhaken, eigene Buchungs-App termin.autopilot-office.de); AVV-/DPF-Hinweise gelb belassen.
- 06.11.2026 – Abschnitt 7 auf eigene Buchungs-App umgestellt; Abschnitt 9 um Vercel, Neon und Mail-Dienst ergänzt; Gewerk/Ort/Paket in Datenliste; Checkbox = Kenntnisnahme.
- 06.11.2026 – Online-Terminbuchung, WhatsApp Business, Kundenverwaltung in Notion und Liste der KI-Dienste (Grok Bot/SpaceXSI, Claude, ChatGPT, Notion, Google Kalender) ergänzt.
- 05.11.2026 – Erste Fassung.
Stand: 06.11.2026